PRECESS Emailverwerking

Met PRECESS structureert u uw mailstroom op een snelle en effectieve manier. Niet alleen worden daarmee vele uren bespaard, ook worden emails nauwkeuriger verwerkt en zijn sneller beschikbaar in andere systemen. Organisaties die PRECESS als oplossing implementeerden verwerken dagelijks duizenden e-mails volledig automatisch.

Enkele voorbeelden van PRECESS toepassingen:

  • Een binnenkomende email aan het juiste dossier koppelen door middel van de herkenning van het polisnummer in het onderwerp.
  • Het configureren van een geavanceerde autoreply waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigenschappen van de inkomende e-mail, zoals onderwerp, datum/tijd binnenkomst, etc.
  • Het archiveren van binnenkomende e-mails naar het netwerk en de mogelijkheid om vanuit PRECESS deze mails te zoeken en te openen.
  • Het filteren van binnenkomende e-mails op ongewenste bijlages die men niet wenst te bewaren in het achterliggende systeem, zoals logo’s en specifieke bestandsformaten.

Welke functionaliteit heeft PRECESS?

Automatische emailverwerking

Met korte tijdsintervallen wordt binnenkomende email gecontroleerd en verwerkt volgens acties die door u ingesteld zijn. Ook aan emails die buiten de ingestelde regels vallen, kunnen acties worden gekoppeld. Indien er specifiek maatwerk voor de verwerkingen nodig is, kan dit in de configuratie opgenomen worden. Enkele voorbeelden van emailverwerking zijn:

Zet door naar een ander systeem
Zet door naar een andere mailbox
Zet door naar een mailfolder
Zet door naar het filesystem
Autoreply email
Forward email
Delete email
Roep Webservice of Stored Procedure aan

Verwerking van email bijlagen

Niet alleen de emails, maar ook de bijlagen kunnen verwerkt worden met PRECESS. Enkele voorbeelden van hoe bijlagen verwerkt kunnen worden:

Bewaar bijlage op filesystem
Bewaar mail zonder bijlage
Verwijder bijlage
Zet bijlage door naar Webservice of Stored Procedure
Verwerk op basis van bestandsextensie
Verwerk op basis van grootte
Verwerk op basis van bestandsnaam
Verwerk op basis van domein emailadres

Zelf in te stellen verwerkingsregels

Met PRECESS structureert u de emailstromen volgens de regels die bij uw organisatie passen. Veranderen de emailstromen binnen uw organisatie, dan kunt u de verwerkingsregels zelf aanpassen. Voorbeelden van regels zijn:

Verwerk op basis van onderwerp
Verwerk op basis van deel van onderwerp
Verwerk op basis van email verzender
Verwerk op basis van domein verzender
Verwerk bounce-emails
Verwerk out of office-emails
Verwerk autoresponse-emails
Verwerk timeout-emails

Te koppelen met meerdere systemen

PRECESS werkt samen met iedere emailomgeving en is te koppelen met veelvoorkomende backoffice systemen zoals SAP, Filenet, SQL en Oracle. Waar nodig wordt de koppeling op maat gemaakt.

SQL
SAP
ORACLE
FILENET
Stored procedures
API’s
Webservices
FTP

De koppelingen worden onder andere gerealiseerd door gebruik van API’s, stored procedures of webservices. PRECESS heeft een open structuur waarin nieuwe methodes om te koppelen toegevoegd kunnen worden.

Live het verwerken van email volgen

In het console kunt u de verwerking van elke email live volgen. Hierbij wordt onder andere het volgende getoond:

De mail die verwerkt wordt
De kenmerken van de email
De acties die worden uitgevoerd op de email
Auto-replies die verstuurd worden
De aanroep van services of koppelingen
Communicatie met service/koppeling
Email wel/niet succesvol verwerkt
Email wel/niet opnieuw verwerkt

Zoeken in verwerkte email

Elke verwerkte email wordt opgeslagen in de database. Hierdoor heeft men de mogelijkheid om terug te zoeken hoe een email is verwerkt. Bijvoorbeeld welke actie is ondernomen en of er een autoreply is verstuurd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te zoeken binnen een datumtraject, op woorden in het onderwerp, in de emailtekst, in de verwerkingsregels die gebruikt zijn, etc. Een krachtig hulpmiddel om later terug te vinden op welke manier uw email is verwerkt.

Search screen.

Dashboard en reporting

PRECESS beschikt over een dashboard waarop de voortgang van verwerkte emails getoond wordt. In een oogopslag kunt u het volume aan verwerkte emails zien, hoeveel verwerkingen er plaats hebben gevonden op binnenkomende email en op verstuurde mail. Met een grafiek wordt het verloop van de aantallen per uur in beeld gebracht.

Er wordt een dagelijks, wekelijks en maandelijks rapport van de verwerkingsresultaten opgesteld. Het is mogelijk hierop te abonneren zodat het rapport automatisch per email naar u wordt verzonden.

Dashboard screen.

Applicatie beheer

PRECESS beschikt over de tools om de applicatie te beheren. Niet alleen kunt u gebruikers beheren maar ook de applicatie-instellingen wijzigen of een housekeeping job starten.

Gebruikersbeheer
Rollen toekennen
Beheer wachtwoorden
Opschoning bestanden (housekeeping)
Applicatie instellingen
Configuratie verwerkingsinstellingen
Configuratie email-acties
Logfiles bekijken

Portfolio


Klanten PRECESS.

Probeer PRECESS: Afspraak en demonstratie

Vul hieronder het contactformulier in om een afspraak of demonstratie aan te vragen.

Contactformulier

Capcha code Nieuwe capcha

Afspraak

1. Aanmelden
 

Meld uzelf aan via het contactformulier.

2. Inventarisatie en afspraak
 

Wij nemen contact met u op om een demonstratie te plannen.

3. Mogelijkheden en demonstratie
 

Nodig collega’s uit voor de demonstratie.